Sådan opsiger du en medarbejder korrekt

Jeg har rekrutteret omkring 20 år, og jeg har fulgt mange virksomheder både når de ansatte, og når det gik den anden vej. En ting går igen: ingen bliver (heldigvis) glade for at afskedige deres personale. Men man kan blive ordentlig til det og undgå at blive kold eller konfliktsky.

Det, der typisk går galt, er ikke ondskab. Det er, at lederen udskyder samtalen i uger, formulerer sig uklart for at skåne, og glemmer de formelle krav, fordi hele hovedet er optaget af det ubehagelige. Resultatet er en medarbejder, der ikke forstår hvad der skete, et team der mister tillid, og i værste fald en sag.

Her er hvad jeg gennemgår med de ledere. Og lige for en god ordens skyld: jeg er headhunter, ikke advokat. Ved tvivl, og især ved sygdom, graviditet, handicap eller mange års anciennitet, skal I have en ansættelsesretlig advokat eller jeres arbejdsgiverforening ind over, før I sender noget.

Spørg dig selv ærligt: Har medarbejderen reelt fået at vide, at der er et problem, og hvad der skal ændre sig? Med en realistisk frist? Skriftligt?

Hvis svaret er nej, står du dårligt både menneskeligt og juridisk. En advarsel er ikke en trussel, det er et tilbud om at rette op. Den skal være konkret på tre punkter:

• Hvad er problemet,
• Hvad forventes i stedet, og
• Hvad sker der, hvis det ikke ændre sig

Er problemet derimod strukturelt, altså at stillingen skal væk eller ændres, giver en advarsel ingen mening. Så er det virksomhedens forhold, ikke medarbejderens (men det er stadig god stil at advare sine ansatte).

Vær også opmærksom på, at det er to forskellige begrundelser med hver sin bevisbyrde. Bland dem aldrig sammen i opsigelsesbrevet. "Vi nedlægger stillingen, og i øvrigt har du ikke leveret" er den formulering, jeg oftest ser blive dyr.

For funktionærer står reglerne i funktionærloven.

Varslerne (§ 2, stk. 2 og 3): 1 måneds varsel til fratræden ved en måneds udgang i de første 6 måneder, derefter 3 måneder, og så en måned ekstra for hvert tredje ansættelsesår, dog højst 6 måneder. I praksis: 4 måneder efter 2 år og 9 måneder, 5 måneder efter 5 år og 8 måneder, 6 måneder efter 8 år og 7 måneder.

Prøvetid (§ 2, stk. 5): 14 dages varsel, men kun hvis ansættelsen ikke varer ud over 3 måneder. Opsigelsen skal altså afgives i så god tid, at fratrædelsen ligger inden for de 3 måneder. Det er her, jeg oftest ser fejl.

Timing og form (§ 2, stk. 7): Opsigelsen skal være meddelt skriftligt senest den sidste dag i måneden, hvis varslet skal begynde at løbe fra næste måned. En opsigelse afleveret den 1. koster altså virksomheden en hel ekstra månedsløn. Og på medarbejderens anmodning skal I skriftligt oplyse årsagen til afskedigelsen.

Ret til at søge nyt job (§ 16): Efter opsigelsen skal medarbejderen have den nødvendige fritagelse til at søge andet arbejde, uden løntræk. Dvs. at det f.eks. er helt godkendt at de tager til en jobsamtale en (måske også ubelejlig) arbejdsdag.

Er medarbejderen ikke funktionær, findes varslerne i overenskomsten eller i kontrakten. Efter ansættelsesbevislovens § 3 skal I under alle omstændigheder have oplyst varslerne skriftligt fra ansættelsens start.

• Fratrædelsesgodtgørelse (§ 2 a): Har funktionæren været uafbrudt ansat i 12 eller 17 år, skal I betale henholdsvis 1 og 3 måneders løn ved fratrædelsen. Det er ikke til forhandling, og det gælder også ved uberettiget bortvisning.
• Godtgørelse for usaglig opsigelse (§ 2 b): Har medarbejderen været ansat i mindst 1 år, og er opsigelsen ikke rimeligt begrundet i medarbejderens eller virksomhedens forhold, skal I betale en godtgørelse. Loftet er halvdelen af opsigelsesvarslet, dog op til 3 måneders løn hvis medarbejderen er fyldt 30 år, op til 4 måneder efter 10 års ansættelse og op til 6 måneder efter 15 år.
• Bonus og tantieme (§ 17 a): Fratræder medarbejderen midt i et regnskabsår, har vedkommende krav på en forholdsmæssig andel. En kontraktbestemmelse om, at bonus helt bortfalder, holder ikke for funktionærer. Aktieoptioner er undtaget.
• Klausuler: Opsiger I uden at medarbejderen har givet rimelig anledning til det, er en konkurrenceklausul ikke gyldig, og medarbejderen har alligevel krav på engangsbeløbet, jf. ansættelsesklausullovens § 11. Det overrasker mange arbejdsgivere, og det er værd at regne på, før I opsiger en nøgleperson, I gerne vil holde ude af markedet.

Her flytter bevisbyrden sig, og det ændrer alt.

Graviditet og barsel. I må ikke afskedige på grund af graviditet, barsel eller adoption, jf. ligebehandlingslovens § 9. Sker afskedigelsen under graviditet eller orlov, er det jer, der skal bevise, at den ikke skyldes det (§ 16, stk. 4). Opsigelsen kan blive underkendt, og der kan komme godtgørelse oveni.

Alder, handicap, tro, seksuel orientering, etnicitet med videre. Forskelsbehandlingsloven § 2 forbyder forskelsbehandling ved afskedigelse på de kriterier, der er nævnt i § 1. Kan medarbejderen påvise omstændigheder, der giver anledning til at formode forskelsbehandling, er det jer, der skal bevise det modsatte (§ 7 a). Ved handicap har I desuden en pligt til at træffe hensigtsmæssige tilpasningsforanstaltninger, før I opsiger (§ 2 a). Det punkt bliver overset i næsten hver eneste sag, jeg hører om.

Sygdom. 120-dages reglen kan kun bruges, hvis den er skriftligt aftalt i den enkelte kontrakt, opsigelsen sker i umiddelbar tilknytning til den 120. sygedag, og medarbejderen stadig er syg (funktionærlovens § 5, stk. 2). Er blot et af de tre led ikke opfyldt, er opsigelsen ikke gyldig efter reglen. Og en langvarig sygdom kan samtidig være et handicap i lovens forstand, hvilket bringer forskelsbehandlingsloven i spil.

Medarbejdere der har gjort krav gældende. Har medarbejderen for eksempel bedt om sit ansættelsesbevis eller klaget over manglende vilkår, og bliver opsagt derefter, er det jer, der skal bevise, at der ikke er en sammenhæng, jf. ansættelsesbevislovens § 15.

Så træder lov om varsling i forbindelse med afskedigelser af større omfang muligvis i kraft. Grænserne inden for 30 dage er:

• Mindst 10 afskedigelser i virksomheder med over 20 og under 100 ansatte
• Mindst 10 procent i virksomheder med 100 til under 300 ansatte
• Mindst 30 i virksomheder med mindst 300 ansatte

Er I over grænsen, skal I forhandle med medarbejderne eller deres repræsentanter og sende skriftlig meddelelse til det regionale beskæftigelsesråd (§§ 5 og 7). Springer I det over, skylder I hver berørt medarbejder en godtgørelse svarende til 30 dages løn (§ 11). For de fleste af vores kunder er det ikke relevant, men det er værd at kende grænsen, før en større omstrukturering sættes i gang.

Fritstilling er ikke en gave, det er et valg med konsekvenser. Vær opmærksom på:

• Ferie kan ikke bare pålægges. Hovedferien skal varsles 3 måneder før og øvrige feriedage 1 måned før, jf. ferielovens § 9, stk. 2. Er medarbejderen opsagt af jer, kan hovedferie desuden slet ikke lægges i opsigelsesperioden, når varslet er 3 måneder eller derunder (§ 11, stk. 1).
• Ved fritstilling anses ferien for holdt, hvis både varslet og selve ferien kan rummes inden for fritstillingsperioden, og medarbejderen har haft en arbejdsfri periode svarende til feriens længde efter varslets udløb (§ 11, stk. 2).
• Overvej modregningsadgangen, altså om I kan modregne i løn fra en ny arbejdsgiver, og hvis I kan, så skal det også stå tydeligt i fritstillingsbrevet.

Det juridiske er det nemme. Samtalen er det svære. Mine råd efter at have hørt begge sider af rigtig mange forløb:

• Vær altid godt forberedt og tal kort og klart i de første 30 sekunder. Sig beslutningen først. Lange indledninger og small talk giver falsk håb, og medarbejderen hører alligevel ikke resten, før beskeden er landet. Man kan godt være både empatisk og tydelig - øv dig - før den første gang, du som leder står i situationen.
• Beslutningen er truffet, ikke til debat. Det er ikke hårdt, det er ærligt. Det er værre at lade nogen tro bagefter, at de i mødet potentielt kunne have forhandlet om at blive i stillingen, vær tydelig om at beslutningen allerede er truffet.
• Hav papirerne klar. Opsigelsesbrev, praktisk om sidste arbejdsdag, ferie, udstyr, adgange og hvem der kan bruges som reference.
• Vær to til stede, hvis du forudser uenighed, men undgå at gøre det til en domstol. Helst en HR ansvarlig, alternativt en anden leder som den afskediget føler sig tryg ved - IKKE en leder som personen har haft konflikter med.
• Aftal hvad der bliver sagt til resten af huset, før I slutter mødet - og hvornår siger vi det (og hvem siger hvad). Medarbejderen skal ikke føle, at "alle vidste det før dem".
• Læg samtalen tidligt på dagen og tidligt i ugen, så medarbejderen kan få fat i sin fagforening og få støtte fra familien/venner samme dag.
• Giv dem plads. Hvis det er en almindelig opsigelse og ikke en fritstilling, kan det være en god ide at tilbyde medarbejderen fri resten af dagen til at kontakte deres familie og fagforening. Sig det ikke som et krav, men som et tilbud.
• Sig ALTID hvad personen faktisk var god til i slutningen af mødet, og hvad de positivt har bidraget med. Den sætning bliver husket i årevis, og den afgør ofte, om vedkommende taler pænt eller grimt om jer bagefter.
• Tilbyd gerne en offboarding proces (inklusiv exit-samtale) til medarbejderen - hvis I ikke har en klar, så kan TechParken også bookes til det.

Luk adgange på en aftalt dato, ikke i smug midt i samtalen. Aftal overlevering skriftligt, man kan ikke forvente at den afskedigede kan huske alt der bliver sagt til en opsigelses-samtale.

Husk, at oplysninger om medarbejderen fortsat er personoplysninger, og at I skal slette dem, når formålet er opfyldt. Personen I opsiger i dag, taler med jeres kommende kandidater (og kunder) i morgen. I et marked, hvor de dygtigste specialister vælger arbejdsplads på ry, er en ordentlig afsked ikke alene god stil, det er også billig markedsføring og god employer branding.

• Er begrundelsen enten virksomhedens eller medarbejderens forhold, og kun én af delene?
• Er der givet advarsel, hvis begrundelsen er medarbejderens forhold?
• Er varslet rigtigt beregnet ud fra ancienniteten?
• Er brevet afleveret senest den sidste dag i måneden?
• Udløser ancienniteten fratrædelsesgodtgørelse efter § 2 a?
• Er der graviditet, barsel, sygdom, handicap eller alder i billedet?
• Er der en klausul, som falder bort, fordi I opsiger?
• Hvordan håndteres bonus, ferie og eventuel fritstilling?
• Er I over grænserne for masseafskedigelse?
• Ved I, hvad I siger til teamet og til kunderne, og hvornår? og hvem gør hvad?

Skal en opsigelse begrundes skriftligt? Den skal være skriftlig, og for funktionærer skal I oplyse årsagen skriftligt, hvis medarbejderen beder om det (funktionærlovens § 2, stk. 7). Skriv kun det, I kan stå ved, hvis sagen ender et andet sted.

Kan jeg opsige en medarbejder, der er sygemeldt? Ja, sygdom er ikke i sig selv en beskyttelse mod opsigelse, men begrundelsen skal stadig være saglig, 120-dages reglen kræver skriftlig aftale og præcis timing, og en langvarig lidelse kan være et handicap efter forskelsbehandlingsloven. Det er en af de situationer, hvor I bør have rådgivning først.

Hvad er forskellen på opsigelse og bortvisning? Ved opsigelse løber varslet. Bortvisning er øjeblikkeligt ophør og kræver grov misligholdelse (her kan man måske overveje at lukke data adgang midt i samtalen). Er bortvisningen uberettiget, skylder I både erstatning svarende til lønnen i varslet og eventuel fratrædelsesgodtgørelse efter § 2 a.

Må jeg fritstille i stedet for at have medarbejderen i huset? Ja, men lønnen løber, ferievarslerne gælder stadig, og I skal tage stilling til modregning. Skriv vilkårene tydeligt.

Hvor lang tid har medarbejderen til at rejse en sag? Det afhænger af, hvilken lov kravet støttes på, og af eventuelle overenskomstmæssige frister. Antag aldrig, at sagen er lukket, fordi der er gået et par måneder.

Hos TechParken rekrutterer vi danske specialister og ledere, og vi taler både med de virksomheder, der skal have nye folk ind, og med de kandidater, der lige er blevet opsagt. Skal du genbesætte en stilling, eller vil du have et realistisk billede af, hvad markedet siger om jer, så tag fat i os.

Kilder: Alle paragrafhenvisninger er tjekket mod lovteksten på retsinformation.dk den 9. september 2026.

• Funktionærloven, LBK nr. 1002 af 24/08/2017
• Lov om ansættelsesbeviser og visse arbejdsvilkår, LOV nr. 501 af 16/05/2023
• Ligebehandlingsloven, LBK nr. 942 af 19/07/2024
• Forskelsbehandlingsloven, LBK nr. 399 af 05/04/2024
• Lov om varsling m.v. i forbindelse med afskedigelser af større omfang, LBK nr. 291 af 22/03/2010
• Lov om ansættelsesklausuler, LOV nr. 1565 af 15/12/2015
• Ferieloven, LBK nr. 152 af 20/02/2024